Logiciel comptable : dans quel but et comment l’utiliser ?

La loi stipule qu’il est obligatoire pour toutes activités de faire une déclaration fiscale. D’ailleurs, les éventuelles erreurs sont passibles de sanctions ou d’un redressement fiscal. Or, l’assiette fiscale est basée sur le suivi comptable. C’est ainsi dans l’objectif de faciliter le suivi et d’éviter les erreurs qu’il est recommandé d’utiliser un logiciel comptable. Celui-ci permet en effet d’automatiser certaines tâches. Il peut ainsi être utilisé aussi bien par les entreprises que les indépendants pour gagner du temps et assurer une bonne gestion des activités. De plus, il permet d’alléger les tâches à attribuer à un expert-comptable pour réduire sa facture. Toutefois, à cause de ses fonctionnalités spécifiques, l’utilisation d’un outil comptable peut être  déroutante lors de sa première utilisation. Dans cet article, découvrez de précieux conseils qui permettent d’exploiter tout son potentiel.

Quels sont les paramètres de base d’un outil comptable ?

Lors de la première mise en route d’un logiciel comptable, il est essentiel de réaliser des paramètres de base. Ces derniers serviront à l’outil pour réaliser toutes les écritures concernant chaque mouvement financier. Ils doivent saisis manuellement et être soigneusement vérifiés pour ne pas comporter d’erreurs. Cette étape de paramétrage inclut notamment de spécifier toutes les informations liées au statut de l’entreprise, comme sa dénomination sociale, son adresse, son immatriculation légale ou Siret, son régime d’imposition, les taux d’imposition appliqués…

Au début de l’utilisation de l’outil, il est également nécessaire de choisir le modèle de plan budgétaire qui convient au profil de l’activité. Cela permet d’ailleurs de spécifier des libellés personnalisés pour faciliter le suivi financier. Ensuite, chaque compte général peut être utilisé pour inclure des comptes secondaires. Ces derniers peuvent notamment concerner les clients, les fournisseurs, les prestataires et les salariés. Par ailleurs, en plus du principal journal, le logiciel de comptabilité devra aussi être configuré pour écrire dans des journaux auxiliaires. En effet, il est nécessaire de bien séparer les opérations liées aux ventes, achats, mouvements bancaires, caisses et autres opérations.

Dans le cas où la saisie des données est confiée à d’autres utilisateurs, il est également conseillé de créer des profils ayant des droits d’accès distincts. Cette limitation permet de garantir une meilleure confidentialité de la situation financière de l’entreprise. Cependant, pour la sécurité, il est également essentiel de configurer une stratégie de sauvegarde automatique.

Comment réaliser un suivi financier plus performant ?

Bien que l’utilisation d’un logiciel comptable permette déjà de réduire le temps nécessaire au suivi et à la gestion financière, la saisie des données reste une étape incontournable. Toutefois, en fonction du volume d’informations à intégrer à l’outil, c’est une étape qui peut s’avérer être longue et fastidieuse. Pour réduire l’ampleur de cette tâche manuelle, il est toutefois possible d’utiliser certaines fonctionnalités. En particulier, certains logiciels permettent l’importation de données depuis d’autres outils, dont notamment des logiciels de facturation et de gestion commerciale. Il est même possible de récupérer directement les informations concernant certaines opérations auprès des banques.

D’autre part, les logiciels intègrent aussi une fonction de saisie automatique. Pour activer celle-ci, il suffit de configurer des modèles de saisie pour chaque type de compte. Ainsi, l’outil complètera automatiquement les champs suivants après l’insertion de quelques données de base. Par ailleurs, pour faciliter le calcul des montants hors taxes, vous pouvez aussi activer la déduction automatique de la TVA lorsque vous remplissez la colonne des prix TTC.